Het is “verslagen-tijd” voor de fos-partners en het fos-kantoor in Peru: we zijn volop bezig met de financiële afrekening en narratieve verslaggeving van het jaar 2008, zowel naar de belgische als naar de peruaanse overheid en belastingsdienst toe. Voor mij, als landenverantwoordelijke, is dat altijd wel een beetje stressen omdat het steeds moeilijk is de vooropgestelde deadlines te behalen, wegens “te voorziene” factoren en ook onvoorziene gebeurtenissen. Onder de “te voorziene factoren”, reken ik het peruviaanse tijdsbesef dat veel minder strikt is dan ons belgische uurwerk- en kalenderdenken. Hier is het de gewoonte “alles-op-het-laatste-moment” te doen en dat resulteert dikwijls in “te laat” omdat er op het laatste moment nogal regelmatig iets onvoorziens gebeurt waardoor de deadline dan niet gehaald wordt. Ondertussen is 31 januari, dag dat de partnerorganisaties hun financiële en narratieve verslagen moesten bezorgen aan fos, dit weekend verstreken en van de 4 verslagen die ikzelf moet binnenkrijgen, heb ik er er slechts eentje op mijn bureau liggen.
Verder was 31 januari ook een deadline voor fos om het institutioneel verslag 2008 en de planning 2009 door te sturen naar de Peruviaanse Dienst voor Internationale Samenwerking (APCI). Daartoe zijn we per wet verplicht en als we deze verantwoordelijkheid of deze deadline niet nakomen, kan ons dat in principe onze institutionele werk- en verblijfsvergunning (als fos) in dit land kosten. Aan deze jaarlijkse formaliteit hebben we de voorbije week dus ferm gewerkt. Te voorzien was dat APCI – zoals elk jaar sinds ik hier landencoördinatrice ben – zijn verslaggevingsformaat weer eens zou veranderen en aanpassen op het laatste moment (begin januari). Onvoorzien was echter dat dit on-line verslaggevingssysteem op vrijdag 30 januari nog steeds niet goed zou functioneren, ondanks het feit dat verschillende organisaties - waaronder ook fos - APCI al herhaaldelijke keren hadden gewezen op de problemen met de vraag om hun systeem definitief op punt te zetten zodat hun deadline gerespecteerd zou kunnen worden. Maar nee, het systeem verloor steeds opnieuw grote stukken informatie die we reeds herhaaldelijke keren hadden ingetikt. Dagen werk voor niets dus. De vereniging van buitenlandse ngo´s in Peru had ook reeds rond 20 januari een schrijven gericht aan APCI om dit software-probleem te melden en te vragen om de deadline te verschuiven maar APCI gaf geen teken van leven. Uiteindelijk werd ons pas vrijdagmiddag 31 januari officiëel gemeld dat we 4 weken uitstel krijgen! Het is op zijn minst gezegd nogal “frustrerend” als je als ngo afhangt van een bureaucratie die zelf uiterst inefficiënt maar wel enorm controlerend is en straffend zijn vingertjes opsteekt naar organisaties die niet voldoende in de pas lopen, onder het argument dat ze niet efficiënt en transparent genoeg zouden zijn. De pot verwijt de ketel…
Verder was 31 januari ook een deadline voor fos om het institutioneel verslag 2008 en de planning 2009 door te sturen naar de Peruviaanse Dienst voor Internationale Samenwerking (APCI). Daartoe zijn we per wet verplicht en als we deze verantwoordelijkheid of deze deadline niet nakomen, kan ons dat in principe onze institutionele werk- en verblijfsvergunning (als fos) in dit land kosten. Aan deze jaarlijkse formaliteit hebben we de voorbije week dus ferm gewerkt. Te voorzien was dat APCI – zoals elk jaar sinds ik hier landencoördinatrice ben – zijn verslaggevingsformaat weer eens zou veranderen en aanpassen op het laatste moment (begin januari). Onvoorzien was echter dat dit on-line verslaggevingssysteem op vrijdag 30 januari nog steeds niet goed zou functioneren, ondanks het feit dat verschillende organisaties - waaronder ook fos - APCI al herhaaldelijke keren hadden gewezen op de problemen met de vraag om hun systeem definitief op punt te zetten zodat hun deadline gerespecteerd zou kunnen worden. Maar nee, het systeem verloor steeds opnieuw grote stukken informatie die we reeds herhaaldelijke keren hadden ingetikt. Dagen werk voor niets dus. De vereniging van buitenlandse ngo´s in Peru had ook reeds rond 20 januari een schrijven gericht aan APCI om dit software-probleem te melden en te vragen om de deadline te verschuiven maar APCI gaf geen teken van leven. Uiteindelijk werd ons pas vrijdagmiddag 31 januari officiëel gemeld dat we 4 weken uitstel krijgen! Het is op zijn minst gezegd nogal “frustrerend” als je als ngo afhangt van een bureaucratie die zelf uiterst inefficiënt maar wel enorm controlerend is en straffend zijn vingertjes opsteekt naar organisaties die niet voldoende in de pas lopen, onder het argument dat ze niet efficiënt en transparent genoeg zouden zijn. De pot verwijt de ketel…
Tenslotte werden we hier vorige week met een zeer menselijke onvoorziene gebeurtenis geconfronteerd als fos-ploeg in Lima: de echtgenote van onze collega Alejandro stierf donderdag – heel plots en veel sneller dan verwacht – aan de gevolgen van kanker. Voor Alejandro en zijn kinderen is het een grote klap en als naaste collega´s leef je dergelijke momenten natuurlijk mee. We hebben als fos Lima vorige donderdag en vrijdag even onze deadlines en werkstress tussen haakjes gezet. Alles wordt zo relatief als opeens de cruciale thema´s van leven en dood, liefde, hoop en verdriet komen binnengewandeld. De rouwtijd is kort hier in Peru: na amper twee dagen is de dode al gerouwd en begraven, en de naaste ongeving alweer volop aan het werk. Wat dan weer duidelijk maakt dat het niet-respecteren van deadlines weinig te maken heeft met luiheid of gebrek aan werklust maar eerder met een ander cultureel tijdsbesef. Zou het kunnen dat Peruvianen in het algemeen minder “stressen” dan wij, punctuele Belgen? Of heb ik het verkeerd voor?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten